Comment mettre en place la signature électronique dans une entreprise ?

La signature électronique est un avancement clé dans la digitalisation des processus de documentation en société. Souvent, beaucoup de professionnels la confondent avec une signature manuscrite scannée ou celle apposée par celle faite sur une tablette tactile. Pourtant, une signature électronique a un impact plus conséquent que de mettre une simple signature sur un document électronique. Sa valeur réside dans son utilisation, car toute entreprise optant pour cette technique bénéficie d’un niveau d’authentification de documents élevé. En effet, juste avec un simple coup d’œil sur celui-ci, il est possible d’identifier la personne qui a donné son consentement tout en gardant la version authentique du document. Après apposition de la signature, il n’est plus possible de la modifier. Pour la mettre en place au sein de votre société, il vous suffit de suivre les étapes suivantes.

Connaissez les flux de la signature

Pour garder une authenticité des documents, il vous faudra aussi déterminer les documents qui peuvent être signés dans votre entreprise. Cette liste de documents approuvés pourra permettre à vos départements d’éviter toute confusion. Mais aussi, le travail sur ces flux va vous permettre de mettre une limite sur le volume de documents à signer mensuellement. Comme indiqué sur plateforme Universign, cette étape vous permettra donc de définir les responsables pour la création, l’envoi et la réalisation du suivi du document en question. Ensuite, vous devrez définir les signataires du document et les champs que ces derniers doivent remplir avant signature.

Définissez les contours de votre projet

La mise en place d’un processus de signature électronique en société n’est pas une décision qui se fait à la va-vite. Elle nécessite une certaine réflexion sur le ou les départements qui vont en bénéficier, le responsable du projet, le planning, les objectifs, les ressources en mains, etc. Ce sont des questions qui vont vous permettre de savoir si l’application du processus de signature électronique sera-t-elle généralisée ou si ce sera un seul département en bénéficiera. Suivant la réponse à cette question, vous pourrez ainsi délimiter le budget que l’entreprise peut se permettre d’y allouer. Mais aussi, le responsable de se projet pourra être nommé. Cela afin de garder une certaine organisation dans la mise en place. Ensemble, vous définirez les objectifs de la signature électronique et le planning d’exécution pour la mise en place de ce processus.

Choisissez à qui vous allez faire appel

Le choix de prestataire est une étape décisive pour la mise en place du processus de signature électronique. Pour une meilleure intégrité de votre projet, il est fortement recommandé d’aller vers les professionnels certifiés par l’ANSSI française. Ainsi, vous bénéficierez d’offre assez complète notamment par la souscription, l’authentification de ceux qui vont signer, le type de signature qui va vous satisfaire et l’archivage de tous les documents signés. Gardez en tête qu’il faut que vous privilégiiez toujours ces spécialistes qui souhaitent répondre de façon optimale à vos besoins.