Dans cette ère du numérique, avoir une signature électronique devient une nécessité absolue pour les entreprises. Les enjeux et les avantages sont divers si l’on ne cite que le niveau concurrentiel, l’optimisation de la productivité et la satisfaction des clients. Toutefois, des privilèges, comme le gain de temps dans la réalisation de contrats, méritent une attention particulière. Trouvez dans cet article les essentiels sur ce sujet.
Gain de temps par l’automatisation de différentes tâches
À chaque document traité numériquement, votre signature électronique peut être ajoutée de manière automatique. Ce procédé évite les risques d’oubli si jamais vous êtes pressé d’envoyer un formulaire, une proposition, un contrat, etc. Pour ce faire, vous aurez à intégrer ou à créer la signature dans un logiciel ou un site internet. Actuellement, la majorité des logiciels de création et de gestion de contrat en disposent. Sachez qu’il est possible de personnaliser une telle fonctionnalité dès l’envoi d’un cahier de charges à un éditeur. Évidemment, l’usage de la griffe doit faire l’objet de votre consentement. Il n’y a pas de risque d’usurper votre paraphe comme avec une version manuscrite.
Gain de temps grâce à la réduction des opérations à réaliser
En utilisant une signature digitale, des opérations, comme le scan ou la numérisation de papier physique, vous sont épargnées. Vous n’aurez plus à appeler votre secrétaire ou un stagiaire pour de telles missions. Ces derniers pourront se consacrer à d’autres missions contribuant à booster la productivité de votre entreprise. Par ailleurs, il y a aussi le remplissage automatique de certaines zones d’informations à travers la griffe automatique. Il ne faut pas non plus oublier la possibilité d’accéder au contrat depuis votre appareil mobile. Même si vous n’êtes pas au bureau, votre paraphe électronique reste applicable. De ce fait, vous réduisez le temps d’attente pour l’envoi ou la réponse d’un contrat.
Gain de temps à travers le stockage des documents nécessaires
Il est possible de paramétrer vos outils de manière que les documents avec une signature électronique soient archivés automatiquement. Ainsi, si vous en avez besoin pour vos futurs contrats, il suffira de les télécharger. Il se peut qu’un de vos modèles puisse être appliqué à la réalisation d’un nouveau contrat. Certaines clauses et informations seront à modifier. Ce privilège trouve notamment son utilité dans le cas où vous avez plusieurs contrats et clients à gérer. Si un employé ou un département s’occupe de la rédaction du contrat, il n’aura plus à porter les papiers jusqu’à votre bureau en vue de les valider.