La signature manuscrite n’a pas été épargnée par le procédé de numérisation qui évolue avec le temps. Afin de valider les documents et les contrats et de faciliter les échanges, la signature numérique est venue remplacer la signature manuscrite. La signature électronique n’est pas une numérisation de la signature manuelle sur papier comme beaucoup de gens le pensent. C’est un ensemble de codes qui permettent d’approuver officiellement les documents signés électroniquement. Par rapport à la signature manuscrite, cet outil offre plusieurs avantages.
Gain de temps, réduction des délais, écologique
Le gain de temps est l’un des principaux avantages de la signature numérique. Il y a quelques années, signer manuellement un nombre important de documents administratifs est une démarche chronophage. Avec l'esignature, vous n’avez plus à passer votre temps par le téléchargement, l’impression, la signature de vos documents. Aujourd’hui, bon nombre d’entreprises appliquent parfois cette opération fastidieuse et répétitive.
Pourtant, l’utilisation de la signature numérique leur fait gagner du temps à échanger directement avec les clients. Le traitement des documents est rapide et les déplacements physiques réduits. De même, il n’y a plus de travail de paperasserie. De façon plus générale, le recours à la signature numérique a un impact positif sur l’environnement : diminution de l’utilisation du papier, encre pour imprimante et photocopie…
Gain de productivité, hausse de ventes
La gestion des contrats que ce soit un contrat commercial ou administratif demande beaucoup d’heures de travail : préparation des contrats, impression, envoi pour signature, relance, archivage, etc. Avec la signature électronique, les heures de travail consacrées à la gestion de ces tâches diminuent. Avec le logiciel de signature électronique, vous pouvez automatiser le cycle de vie des contrats. Vous pouvez notamment : créer des modèles de documents, configurer des circuits de signature des documents, programmer les rappels systématiques des signataires, programmer la date d’expiration du document pour signature, déclencher automatiquement les actions après signature du contrat…
Les risques d’erreur et de perte de documents sont limités grâce à l’utilisation de la signature électronique. Vos collaborateurs peuvent ainsi s’atteler à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Bien que la hausse de ventes soit difficile à calculer, il est quand même important de prendre en compte les avantages de la signature électronique dans le processus de contractualisation. La signature électronique a pour effet de dynamiser les ventes. Par exemple, pour un service en ligne, le client peut signer immédiatement le contrat à distance depuis le site Internet. Plus besoin de perdre du temps à imprimer le contrat et à l’envoyer par courrier. Le risque de perdre un client est réduit.
Amélioration de la relation client et de l’efficacité commerciale
Par rapport à la signature manuscrite, la signature des documents est beaucoup plus souple avec la technologie de signature électronique. N’importe où vous êtes, même en déplacement, vous pouvez formaliser vos accords immédiatement. Pas besoin d’attendre votre retour pour la signature des documents. Il suffit d’une connexion internet pour apposer la signature numérique.
Une fois signés, les documents ont immédiatement un effet. Dans ce cas, les employés ont beaucoup de temps disponible pour traiter plus de devis. Cela représente un gain considérable en productivité. La signature numérique réduit d’une manière draconienne le processus de transmission des documents, facilite le suivi des dossiers. Vous pouvez retrouver sans problème le double de votre dossier au sein d’une plateforme sécurisée et protégée.
Une sécurité garantie de la signature numérique
Les documents signés électroniquement sont authentiques. Il n’est pas possible de modifier un document signé numériquement. De même, vous ne pouvez pas falsifier une signature électronique. Grâce à un système de chiffrement à clés : clé publique et clé privée, l’intégrité du document et l’authenticité de la signature sont garanties. La clé publique sert à la vérification et à l’authentification de la signature. La clé privée sert à signer. Beaucoup de personnes pensent que la signature manuscrite est beaucoup plus légale que la signature numérique. N’importe quel type de signature électronique est plus sûr que la signature manuscrite. Une traçabilité complète du processus est garantie pour la signature électronique. Une empreinte numérique dans le document original permet de détecter d’éventuelles modifications apportées au document.
Un certificat électronique protège chaque signature numérique. C’est un fichier infalsifiable fourni par une autorité de certification. Le certificat de signature est nominatif et délivré à une personne physique. Les ventes sont effectuées d’une manière automatique. Lors du contrôle, les risques d’erreurs sont minimes par rapport au contrôle manuel effectué pour la signature manuscrite. Avec le document signé électroniquement, il est simple de prouver qui est le signataire, quand et où le document a été signé. La signature numérique est valable comme preuve devant le tribunal. Tous types de documents peuvent être signés numériquement : PDF, Word, JPG, XML… Le plus utilisé est le document PDF. En France, tous les documents et contrats peuvent être signés numériquement, à l’exception de deux actes sous seing privé : les actes relatifs au droit de succession et au droit de famille ; les actes relatifs à des sûretés réelles ou personnelles, de nature commerciale ou civile.