L’importante évolution de la technologie ne cesse d’impressionner, de nos jours. En effet, elle occupe une place prépondérante dans notre quotidien et tout particulièrement dans celui des entreprises de divers secteurs spécifiques. De nombreux procédés dans les sociétés sont actuellement dématérialisés grâce à cette technologie. La signature des divers documents en fait partie.
En quoi consiste la signature électronique et comment fonctionne ce procédé ?
Le procédé de signature électronique est de plus en plus courant, actuellement. Il s’agit d’une méthode qui consiste à émettre des signatures via des supports numériques. La signature peut servir, à réaliser des procédures fiscales en ligne, à optimiser la sécurité des emails, à régler des factures à distance, mais le plus important : elle est utilisée pour signer des documents (contrats, devis, bons de livraison,…) dématérialisés. Le fonctionnement du procédé est simple. Il suffit juste d’établir les documents à faire signer et de les envoyer aux signataires, en utilisant une plateforme en ligne. De son côté, le signataire les reçoit par email un hyperlien, les visualise et les signes sans nécessairement avoir le système en sa possession.
Pourquoi est-il mieux d’opter pour une signature électronique des documents de son entreprise ?
La signature électronique est très appréciée de nos jours du fait qu’elle procure de nombreux avantages aux entreprises qui s’en sert. Bien évidemment, la principale raison pour laquelle utiliser ce procédé est le fait qu’il assure un gain de temps considérable. Les signataires n’ont plus besoin de se déplacer nulle part pour signer un document. Celui-ci se fait en un rien de temps. Cette méthode permet aussi de réduire les dépenses de l’entreprise vu qu’il n’y aura plus d’impression, de flux et d’archivage des documents. Aussi, ces derniers ne risquent plus d’être perdus parce qu’ils sont sauvegardés automatiquement sur la plateforme.
Les signatures électroniques sont-elles sûres et comment choisir la plateforme relative ?
La signature électronique a la même valeur légale que celle manuscrite. Elle est d’ailleurs plus sûre que cette dernière du fait qu’elle assure une traçabilité du document signé. Ainsi, elle prouve que le document n’a pas été modifié et que le signataire est réellement la personne qu’elle prétend être. En ce qui concerne le choix de la plateforme de signature électronique, il faudrait vérifier qu’elle respecte les normes et les divers règlements en vigueur. Aussi, il est conseillé d’opter pour un système qui propose un horodatage, c’est-à-dire un dispositif d’enregistrement des dates et heures de signature.